บริหารหอพักไม่ง่าย! รวม 10 ปัญหาที่เจ้าของหอพักเจอบ่อย

หลายคนมองว่าการทำหอพักให้เช่าเป็นธุรกิจที่ "นอนกินดอกเบี้ย" แค่มีตึกแล้วรอเก็บค่าเช่าทุกเดือนก็จบ แต่! ถ้าใครที่คลุกคลีอยู่ในวงการนี้จริง ๆ คงจะรู้ดีว่าความจริงมันไม่ได้สวยหรูขนาดนั้น เพราะเบื้องหลังรายได้ที่ดูมั่นคง คือปัญหาสารพัดที่ถาโถมเข้ามาแทบทุกวัน ซึ่งปฏิเสธไม่ได้เลยว่า...เจ้าของหอพักแทบทุกคนล้วนเคยผ่านช่วงเวลาปวดหัวกับผู้เช่ามาแล้วทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็น ปัญหาซ่อมบำรุง ไปจนถึงเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ ที่คาราคาซัง ฉะนั้นแล้วในวันนี้เราเลยจะขอพาไปดูกันว่า 10 ปัญหาสุดคลาสสิกที่เจ้าของหอพักต้องเจอมีอะไรบ้าง แล้วจะรับมือกับมันอย่างไรให้ธุรกิจหอพักเดินหน้าต่อได้อย่างไม่มีสะดุด

 

1. ผู้เช่าค้างค่าเช่า ปัญหาอันดับหนึ่งที่เจ้าของหอพักปวดหัวที่สุด

ต้องยอมรับว่านี่คือปัญหาที่เจ้าของหอพักแทบทุกคนต้องเจอ ไม่ว่าจะเป็นหอพักขนาดเล็กหรือใหญ่ก็หนีไม่พ้น ซึ่งผู้เช่าบางรายค้างแค่ไม่กี่วันแล้วรีบจ่าย แต่บางรายก็ผัดผ่อนจนลากยาวเป็นเดือน ยิ่งถ้าไม่มีระบบติดตามที่ชัดเจน เจ้าของหอพักก็จะยิ่งเสียเวลาตามทวงเองแบบไม่มีที่สิ้นสุด ทางแก้ที่ได้ผลคือการวางกฎการชำระเงินให้ชัดเจนตั้งแต่แรก มีการแจ้งเตือนล่วงหน้าก่อนถึงกำหนดและถ้าเป็นไปได้ควรใช้ระบบจัดการหอพักที่ช่วยแจ้งเตือนอัตโนมัติ เพื่อที่จะช่วยลดภาระการจดจำว่าห้องไหนจ่ายแล้ว ห้องไหนยังไม่จ่าย แถมยังช่วยตามค่าเช่าโดยที่เจ้าของหอพักไม่ต้องออกแรงเองให้เหนื่อยอีกด้วย

 

2. หาผู้เช่าใหม่ยาก ห้องว่างนานจนขาดทุน

ห้องว่างคือฝันร้ายของเจ้าของหอพักทุกคน เพราะแต่ละวันที่ห้องไม่มีคนเช่า นั่นหมายถึงรายได้ที่หายไปแบบไม่มีทางเรียกคืน ซึ่งเจ้าของหอพักหลาย ๆ คน ยังคงพึ่งพาการปักป้าย "ห้องว่าง" ตามหน้าตึกอย่างเดียว ซึ่งในยุคนี้แทบไม่พอแล้ว เพราะคนหาหอส่วนใหญ่ค้นหาผ่านมือถือกันหมด ดังนั้นเจ้าของหอพักที่ปรับตัวเร็วมักจะลงประกาศห้องว่างผ่านเว็บไซต์ Renthub ควบคู่ไปด้วย พร้อมภาพถ่ายที่สวยงามและข้อมูลครบถ้วน เพื่อให้เข้าถึงกลุ่มผู้เช่าได้กว้างขึ้นและปิดการขายได้เร็วขึ้น

 

3. งานซ่อมบำรุงที่ไม่มีวันจบ

ท่อตัน ไฟดับ แอร์ไม่เย็น ประตูล็อกเสีย เชื่อว่าเจ้าของหอพักทุกคนคุ้นเคยกับข้อความแจ้งซ่อมที่โผล่มาแบบไม่ทันตั้งตัว บางครั้งเรื่องเล็ก ๆ แค่หลอดไฟขาดก็กลายเป็นเรื่องใหญ่ได้ ถ้าปล่อยไว้นานจนผู้เช่าไม่พอใจ ดังนั้นการมีทีมช่างประจำหรือรายชื่อช่างที่ไว้ใจได้ ก็จะช่วยให้เจ้าของหอพักจัดการปัญหาเฉพาะหน้าได้ทันท่วงทีและควรมีการตรวจเช็คสภาพห้องและระบบต่าง ๆ อย่างสม่ำเสมอ เพื่อป้องกันปัญหาใหญ่ก่อนที่จะเกิดขึ้น

 

4. ผู้เช่าทำผิดกฎ สร้างความเดือดร้อนให้เพื่อนบ้าน

ไม่ว่าจะเป็นเสียงดังตอนดึก สูบบุหรี่ในห้อง เลี้ยงสัตว์โดยไม่ได้รับอนุญาตหรือแอบให้คนนอกมาพักด้วย ปัญหาเหล่านี้เป็นสิ่งที่เจ้าของหอพักต้องคอยจัดการอยู่เสมอ เพราะถ้าปล่อยปละละเลย อาจลุกลามจนผู้เช่ารายอื่นทนไม่ไหวและย้ายออก ซึ่งทางออกที่ดีที่สุดคือการทำสัญญาเช่าที่ระบุกฎระเบียบไว้อย่างชัดเจนตั้งแต่ต้น พร้อมบทลงโทษที่เป็นรูปธรรม เพื่อให้เจ้าของหอพักมีหลักฐานและอำนาจในการจัดการเมื่อเกิดปัญหาจริง

 

5. การจัดการเอกสารและบัญชีที่ยุ่งเหยิง

หอพักที่มีหลายสิบห้องมักมาพร้อมเอกสารมหาศาล ทั้งสัญญาเช่า ใบเสร็จ บันทึกค่าน้ำค่าไฟ ถ้าเจ้าของหอพักยังใช้สมุดจดหรือไฟล์ Excel แบบเดิม ๆ โอกาสที่ข้อมูลจะตกหล่นหรือสับสนก็มีสูงมาก และเมื่อถึงเวลาต้องสรุปยอดหรือคำนวณภาษี ก็มักจะกลายเป็นงานช้างที่กินเวลาหลายวัน แต่ถ้าเมื่อไหร่ที่เจ้าของหอพักมีการปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการหอพักแบบดิจิทัล ก็จะเป็นการช่วยให้เห็นภาพรวมรายรับรายจ่ายได้ชัดเจน ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาไปได้มาก

 

6. คำนวณค่าน้ำค่าไฟผิดพลาด จนเกิดปัญหากับผู้เช่า

เรื่องเงินเป็นเรื่องละเอียดอ่อน โดยเฉพาะค่าน้ำค่าไฟที่ต้องคำนวณทุกเดือน ถ้าเจ้าของหอพักจดมิเตอร์ผิดหรือคำนวณผิดพลาด แม้จะเป็นตัวเลขเล็กน้อยก็อาจนำไปสู่ความไม่พอใจและข้อพิพาทกับผู้เช่าได้ง่าย ๆ ดังนั้นการใช้ระบบที่คำนวณค่าน้ำค่าไฟอัตโนมัติจากตัวเลขมิเตอร์ที่บันทึกไว้ จะช่วยลดความผิดพลาดและทำให้ผู้เช่าเห็นความโปร่งใสในการคิดค่าใช้จ่าย ซึ่งช่วยสร้างความไว้วางใจในระยะยาว

 

7. ผู้เช่าย้ายออกกะทันหันโดยไม่แจ้งล่วงหน้า

การที่ผู้เช่าเก็บของหนีตอนกลางคืนโดยไม่บอกกล่าว เป็นอีกหนึ่งฝันร้ายที่เจ้าของหอพักหลายคนเคยเจอ เพราะนอกจากจะเสียรายได้แบบไม่ทันตั้งตัวแล้ว ก็อาจจะต้องเสียเวลาตามหาเพื่อเคลียร์ค่าใช้จ่ายที่ค้างอยู่อีกด้วย ทั้งนี้การเก็บเงินมัดจำที่เหมาะสมตั้งแต่แรกเข้า พร้อมระบุเงื่อนไขการแจ้งล่วงหน้าก่อนย้ายออกไว้ในสัญญาอย่างชัดเจน จะช่วยลดความเสี่ยงและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับเจ้าของหอพักได้

 

8. ต้นทุนดำเนินงานที่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ

ค่าไฟฟ้าส่วนกลาง ค่าจ้างแม่บ้าน ค่าซ่อมบำรุง ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักจะขยับตัวสูงขึ้นทุกปี ในขณะที่ค่าเช่าอาจปรับขึ้นได้ไม่มากเท่า ทำให้เจ้าของหอพักหลายคนรู้สึกว่ากำไรบางลงเรื่อย ๆ ทั้งที่งานก็ไม่ได้น้อยลงเลย ซึ่งการทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้เจ้าของหอพักมองเห็นจุดที่สามารถลดต้นทุนได้ เช่น การเปลี่ยนไปใช้หลอดไฟประหยัดพลังงาน หรือการเจรจาต่อรองราคากับซัพพลายเออร์ประจำ

 

9. การแข่งขันด้านราคากับหอพักคู่แข่งในย่านเดียวกัน

ทุกวันนี้แทบทุกซอยมีหอพักผุดขึ้นมาให้เลือกเช่าหลายเจ้า ทำให้เจ้าของหอพักต้องเจอกับแรงกดดันเรื่องราคาอยู่ตลอดเวลา บางครั้งหอพักข้าง ๆ ลดราคาหรือจัดโปรโมชันดึงดูดผู้เช่า ก็ส่งผลให้ห้องของเราดูแพงขึ้นมาทันที ถ้าลดราคาตามก็กระทบกำไร แต่ถ้าไม่ลดก็เสี่ยงเสียลูกค้าให้คู่แข่ง เป็นโจทย์ที่เจ้าของหอพักต้องคิดหนักอยู่เสมอ ทางที่ดีกว่าการตัดราคาคือการสร้างจุดต่างที่คู่แข่งลอกเลียนได้ยาก เช่น บริการที่ประทับใจ ความสะอาดที่เหนือกว่า สิ่งอำนวยความสะดวกที่ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์ผู้เช่ายุคใหม่ หรือความสะดวกในการติดต่อสื่อสารและแจ้งซ่อม เพราะสุดท้ายแล้วผู้เช่าจำนวนไม่น้อยยินดีจ่ายแพงขึ้นนิดหน่อย แลกกับความสบายใจและบริการที่ดีกว่า

 

10. ไม่มีเวลาดูแลหอพักด้วยตัวเองตลอดเวลา

เจ้าของหอพักหลายคนต้องทำงานประจำควบคู่ไปด้วย หรือมีหอพักหลายแห่งที่ต้องดูแลพร้อมกัน ทำให้ไม่สามารถอยู่คอยรับสายหรือแก้ปัญหาได้ตลอดเวลา ยิ่งถ้าไม่มีผู้ช่วยหรือระบบจัดการที่ดี ก็ยิ่งเสี่ยงที่จะตอบสนองผู้เช่าช้าจนเกิดความไม่พอใจ ทางออกของปัญหานี้คือการหาผู้ช่วยดูแลหอพักประจำที่ไว้ใจได้ หรือใช้ระบบจัดการหอพักออนไลน์ที่ช่วยให้เจ้าของหอพักสามารถติดตามสถานะห้องพัก แจ้งเตือนการชำระเงิน และสื่อสารกับผู้เช่าได้แม้ไม่ได้อยู่หน้างานตลอดเวลา

 

บริหารหอพักให้ราบรื่น ต้องเริ่มจากระบบที่ดี

จะเห็นได้ว่าปัญหาที่เจ้าของหอพักต้องเจอนั้นมีหลากหลายมิติ ตั้งแต่เรื่องผู้เช่า การเงิน ไปจนถึงการดูแลอาคารและความปลอดภัย แต่ปัญหาส่วนใหญ่สามารถลดทอนลงได้ หากเจ้าของหอพักมีระบบการจัดการที่ดีและเป็นระเบียบตั้งแต่ต้น ซึ่งการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยบริหารจัดการหอพัก ไม่ว่าจะเป็นการติดตามค่าเช่า คำนวณค่าน้ำค่าไฟ หรือจัดเก็บเอกสารต่าง ๆ จะช่วยให้เจ้าของหอพักประหยัดเวลา ลดความผิดพลาด และมีเวลาไปโฟกัสกับการขยายธุรกิจให้เติบโตมากยิ่งขึ้น และสำหรับเจ้าของหอพัก/อพาร์ทเม้นท์ท่านใด ที่ต้องการปล่อยเช่าห้องว่างและต้องการให้หอพักของคุณเข้าถึงกลุ่มผู้เช่าได้มากขึ้น คุณก็สามารถมาลงประกาศได้ฟรีที่ Renthub : No.1 Apartment Platform in Thailand 🇹🇭

 

บทความอื่น ๆ ที่น่าสนใจ

: กลยุทธ์ตั้งราคาค่าเช่าหอพักให้ห้องเต็มเร็ว โดยไม่ต้องลดราคา

: 7 เทคนิคเขียนประกาศหอพัก เพิ่มโอกาสปล่อยเช่าได้เร็วกว่าเดิม

: Checklist สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนจดทะเบียนหอพักให้ถูกกฎหมาย

: คู่มือเปิดหอพัก! สร้างหอพักอย่างไรให้ถูกกฎหมาย ? รวมมาตรฐานอาคารที่ควรรู้

: ค่าเสื่อมหอพัก คิดรวมในค่าเช่าหรือไม่ ? สิ่งที่เจ้าของหอพักควรรู้ก่อนตั้งราคา

อ่านบทความเกี่ยวกับ “เจ้าของหอพัก” เพิ่มเติม คลิก