ทำบัญชีหอพักอย่างไร ? รวมรายรับ-รายจ่ายที่เจ้าของหอพักควรรู้

เคยเป็นไหม ? สิ้นเดือนเห็นเงินเข้าบัญชีเยอะอยู่นะ แต่...พอนั่งนับจริง ๆ กลับตอบไม่ได้ว่ากำไรเหลือเท่าไหร่ เพราะเงินไหลออกไปกับค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าซ่อมบำรุงหอพัก ค่าแม่บ้าน แถมบางเดือนมีห้องว่างอีก ซึ่งเรื่องนี้ถือได้ว่าเป็นเรื่องที่เจอได้บ่อยมาก ๆ ในเจ้าของหอพักมือใหม่ และต้นเหตุส่วนใหญ่ไม่ได้อยู่ที่หอพักไม่ดี แต่อยู่ที่ยังไม่มีบัญชีหอพักที่เป็นระบบนั่นเอง ดังนั้นในบทความนี้ Renthub เลยจะขอพาไปดูทีละขั้นตอนว่าบัญชีหอพักคืออะไร ? ต้องจดอะไรบ้าง ? จดแบบไหนไม่พลาดและเริ่มต้นยังไงให้ง่ายที่สุด

 

บัญชีหอพักคืออะไร ? ทำไมเจ้าของหอต้องมี

บัญชีหอพัก คือ การบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลทางการเงินของกิจการหอพัก ตั้งแต่รายรับอย่างค่าเช่าและค่าบริการต่าง ๆ ไปจนถึงรายจ่าย เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าซ่อมแซม เงินเดือนพนักงาน รวมถึงการบันทึกเงินประกันและเงินรับล่วงหน้าให้ถูกต้อง ซึ่งหากถามว่าการทำบัญชีหอพักจำเป็นไหม ? คำตอบคือจำเป็นมาก เพราะช่วยให้เจ้าของหอพักบริหารธุรกิจได้อย่างเป็นระบบ โดยมีข้อดีดังนี้

• รู้กำไรและสถานะการเงินของหอพัก ไม่ต้องดูแค่ยอดเงินคงเหลือในบัญชีธนาคาร เพราะเงินบางส่วนอาจเป็นเงินประกันผู้เช่าหรือเงินที่มีภาระต้องจ่ายในอนาคต
• ติดตามยอดค้างชำระได้ง่าย รู้ว่าห้องไหนค้างค่าเช่าหรือค่าสาธารณูปโภคเป็นจำนวนเท่าไร และค้างชำระมานานแค่ไหน
• ตรวจพบค่าใช้จ่ายผิดปกติได้เร็ว เช่น ค่าไฟฟ้าเพิ่มขึ้นมากจากเดือนก่อน หรือค่าซ่อมบำรุงสูงกว่าที่คาดไว้ ทำให้ตรวจสอบสาเหตุและแก้ไขได้ทันเวลา
• วางแผนปรับปรุงหอพักได้ดีขึ้น เมื่อเห็นรายรับ รายจ่าย และเงินสดที่มีอยู่จริง ก็สามารถวางแผนซ่อมแซมห้องพัก เปลี่ยนเฟอร์นิเจอร์ หรือปรับปรุงพื้นที่ส่วนกลางได้เหมาะสมกับงบประมาณ
• เตรียมเอกสารภาษีได้สะดวก มีข้อมูลรายรับ รายจ่าย และหลักฐานประกอบครบถ้วน ช่วยลดความยุ่งยากในการคำนวณและยื่นภาษี
• เพิ่มความน่าเชื่อถือในการขอสินเชื่อหรือขายกิจการ ข้อมูลทางการเงินที่ชัดเจนช่วยให้ธนาคารหรือผู้สนใจซื้อกิจการประเมินผลประกอบการและสถานะทางการเงินได้ง่ายขึ้น

ดังนั้นการทำบัญชีหอพักจึงไม่ใช่แค่การจดว่าแต่ละเดือนมีเงินเข้าและออกเท่าไร แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เจ้าของหอมองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น

 

รายรับหอพัก มีอะไรบ้างที่ต้องจด ?

เจ้าของหอพักหลายคนอาจคิดว่ารายรับของหอมีเพียงค่าเช่าห้องพักเท่านั้น แต่ในความเป็นจริง ยังมีรายรับจากบริการอื่น ๆ ที่ควรบันทึกแยกให้ชัดเจน เพื่อให้ตรวจสอบยอดเงินได้ง่ายและเห็นภาพรวมทางการเงินของกิจการได้ครบถ้วน ลองเช็กกันว่ารายรับของหอพักมีอะไรบ้าง ?

1. ค่าเช่าห้องพัก

รายได้หลักของหอพักที่ควรบันทึกแยกเป็นรายห้อง โดยระบุเลขห้อง รอบเดือนที่เรียกเก็บ วันที่ชำระ จำนวนเงิน และช่องทางการรับเงิน เพื่อให้ตรวจสอบได้ว่าห้องไหนชำระแล้วหรือยังมียอดค้างอยู่

2. ค่าน้ำและค่าไฟที่เรียกเก็บจากผู้เช่า

ควรบันทึกค่าน้ำและค่าไฟแยกจากค่าเช่าห้องพัก โดยระบุจำนวนหน่วยที่ใช้ อัตราที่เรียกเก็บ และยอดเงินในแต่ละรอบบิล เพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลกับมิเตอร์และใบแจ้งหนี้จากหน่วยงานผู้ให้บริการได้สะดวก ทั้งนี้การเรียกเก็บต้องเป็นไปตามอัตราและหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด โดยไม่บวกกำไรส่วนต่างเพิ่มเติมในกรณีที่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดดังกล่าว

3. รายรับจากบริการเสริม

หากหอพักมีบริการอื่นนอกเหนือจากการให้เช่าห้อง ควรบันทึกแยกตามประเภท เพื่อให้ทราบว่าแต่ละบริการสร้างรายรับเท่าไร เช่น

• ค่าบริการอินเทอร์เน็ตหรือบริการอื่นตามเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง
• ค่าที่จอดรถยนต์และรถจักรยานยนต์
• รายรับจากเครื่องซักผ้าหยอดเหรียญและบริการซักรีด
• รายรับจากตู้น้ำดื่มหรือตู้จำหน่ายสินค้า

สำหรับค่าบริการส่วนกลาง ค่าขยะ หรือค่าทำความสะอาด ควรตรวจสอบสิทธิในการเรียกเก็บและเงื่อนไขตามสัญญาให้ถูกต้องก่อนนำมาบันทึกเป็นรายรับ

4. รายได้จากการให้เช่าระยะสั้นหรือรายวัน

สำหรับหอพักหรือที่พักที่ให้บริการเช่าระยะสั้น ควรแยกรายงานออกจากการเช่ารายเดือน เพราะมีรูปแบบการคิดค่าบริการ อัตราการเข้าพัก และต้นทุนที่แตกต่างกัน เช่น ค่าทำความสะอาด ค่าซักผ้า และค่าใช้จ่ายในการเตรียมห้องพัก นอกจากนี้ควรตรวจสอบด้วยว่าการให้บริการดังกล่าวต้องปฏิบัติตามกฎหมายโรงแรมหรือข้อกำหนดอื่นที่เกี่ยวข้องหรือไม่

5. ค่าปรับและค่าเสียหายที่เรียกเก็บจากผู้เช่า

หากมีการเรียกเก็บค่าปรับหรือค่าเสียหาย เช่น กรณีทำทรัพย์สินเสียหายหรือทำกุญแจหาย ควรบันทึกแยกตามสาเหตุ พร้อมเก็บหลักฐานและรายละเอียดการเรียกเก็บไว้ทุกครั้ง อย่างไรก็ตาม การเรียกเก็บเงินต้องเป็นไปตามเงื่อนไขสัญญาและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรกำหนดค่าปรับหรือค่าเสียหายขึ้นเองโดยไม่มีหลักเกณฑ์รองรับ

6. เงินประกันที่นำมาหักชำระตามเงื่อนไขสัญญา

เงินประกันที่ได้รับจากผู้เช่าไม่ควรถูกนับเป็นรายได้จากค่าเช่าทันที เพราะโดยทั่วไปยังเป็นเงินที่เจ้าของหอพักมีภาระต้องคืนเมื่อสิ้นสุดสัญญาตามเงื่อนไขที่กำหนด แต่หากมีหนี้ค้างชำระหรือความเสียหายที่สามารถหักจากเงินประกันได้ตามสัญญาและกฎหมาย ควรบันทึกจำนวนเงินที่หัก เหตุผล และหลักฐานประกอบให้ชัดเจน พร้อมพิจารณาการบันทึกบัญชีและภาษีตามลักษณะของรายการนั้น ๆ

การจดรายรับหอพักให้ครบถ้วนจึงไม่ใช่แค่การบันทึกว่าได้รับเงินมาเท่าไร แต่ต้องแยกให้ได้ว่าเงินที่ได้รับเป็นรายได้ประเภทใด เป็นเงินที่รับแทนหรือมีภาระต้องคืนหรือไม่ และได้รับชำระจริงแล้วหรือยัง เมื่อจัดระเบียบข้อมูลเหล่านี้ตั้งแต่ต้น เจ้าของหอพักก็จะตรวจสอบรายรับ ติดตามยอดค้างชำระ และเตรียมข้อมูลสำหรับทำบัญชีและยื่นภาษีได้สะดวกยิ่งขึ้น

 

รายจ่ายหอพัก มีอะไรบ้างที่เจ้าของหอควรรู้ ?

นอกจากการจดรายรับให้ครบถ้วนแล้ว การบันทึกรายจ่ายก็เป็นอีกเรื่องที่เจ้าของหอพักไม่ควรมองข้าม เพราะค่าใช้จ่ายบางรายการอาจเกิดขึ้นเป็นประจำ ขณะที่บางรายการมาแบบไม่ทันตั้งตัว หากไม่มีการจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน ก็อาจทำให้ประเมินต้นทุนของหอพักคลาดเคลื่อนได้ โดยรายจ่ายที่ควรจดบันทึกแบ่งออกเป็น 5 กลุ่มหลัก ๆ ดังนี้

1. รายจ่ายประจำ

เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นประจำในการดำเนินกิจการหอพัก ซึ่งควรบันทึกยอดเงินและเก็บหลักฐานการจ่ายไว้ทุกครั้ง เช่น

• ค่าน้ำประปาของหอพัก
• ค่าไฟฟ้ารวมทั้งอาคาร รวมถึงไฟส่วนกลาง
• ค่าอินเทอร์เน็ต
• เงินเดือนและค่าจ้างพนักงาน เช่น แม่บ้าน ช่างซ่อมบำรุง รปภ. และผู้ดูแลหอพัก
• ค่าอุปกรณ์ทำความสะอาด เช่น น้ำยาทำความสะอาด ถุงขยะ และไม้กวาด
• ค่าโปรแกรมจัดการหอพักหรือระบบบริหารจัดการที่เรียกเก็บเป็นรายเดือน
• ค่าบริการเก็บขยะจากผู้ให้บริการเอกชน

ทั้งนี้รายจ่ายบางรายการอาจไม่ได้เกิดขึ้นทุกเดือน ขึ้นอยู่กับรูปแบบการให้บริการและข้อตกลงของแต่ละหอพัก จึงควรบันทึกตามค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง

2. รายจ่ายผันแปร

รายจ่ายกลุ่มนี้มีจำนวนเงินไม่แน่นอน ขึ้นอยู่กับสภาพอาคาร จำนวนผู้เช่า และเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละเดือน ตัวอย่างเช่น

• ค่าซ่อมแซมก๊อกน้ำรั่ว ท่อตัน เครื่องปรับอากาศเสีย หรือหลอดไฟชำรุด
• ค่าโฆษณาและค่าลงประกาศเพื่อหาผู้เช่ารายใหม่
• ค่าทำความสะอาดห้องก่อนส่งมอบให้ผู้เช่ารายใหม่
• ค่าทาสีห้องและค่าซ่อมแซมผนัง
• ค่าเปลี่ยนอุปกรณ์ภายในห้อง เช่น ที่นอน ตู้เสื้อผ้า โต๊ะ และเก้าอี้

การแยกรายจ่ายเหล่านี้ออกจากค่าใช้จ่ายประจำจะช่วยให้เจ้าของหอพักเห็นได้ชัดว่า ในแต่ละเดือนมีต้นทุนส่วนใดเพิ่มขึ้นเป็นพิเศษ และควรวางแผนลดค่าใช้จ่ายหรือบำรุงรักษาส่วนใดก่อน

3. รายจ่ายตามรอบกำหนดและรายจ่ายประจำปี

นอกจากค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทุกเดือนแล้ว เจ้าของหอพักยังควรวางแผนรายจ่ายที่เกิดขึ้นเป็นครั้งคราวหรือถึงกำหนดตามรอบ เพื่อไม่ให้กระทบต่อเงินสดหมุนเวียนของกิจการ เช่น

• ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้าง
• เบี้ยประกันอัคคีภัยตามระยะเวลาคุ้มครอง
• ค่าธรรมเนียมเกี่ยวกับใบอนุญาตประกอบกิจการหอพักตามรอบที่กฎหมายกำหนด
• ค่าตรวจสอบและบำรุงรักษาถังดับเพลิง ไฟฉุกเฉิน ลิฟต์ และปั๊มน้ำ
• ค่าล้างเครื่องปรับอากาศและล้างถังเก็บน้ำ
• ค่าจ้างทำบัญชีหรือค่าที่ปรึกษาภาษี หากใช้บริการผู้เชี่ยวชาญภายนอก

ค่าใช้จ่ายแต่ละรายการมีรอบชำระแตกต่างกัน เจ้าของหอพักจึงควรจดวันครบกำหนดและประมาณการค่าใช้จ่ายล่วงหน้าไว้ด้วย เช่นเดียวกับใบอนุญาตประกอบกิจการหอพักเอกชนตามกฎหมายว่าด้วยหอพัก ซึ่งโดยทั่วไปมีอายุ 5 ปี และควรตรวจสอบเงื่อนไขการต่ออายุให้ตรงกับประเภทใบอนุญาตของตนเอง

4. เงินลงทุนและค่าเสื่อมราคา

การสร้างอาคาร ซื้อเฟอร์นิเจอร์ หรือซื้อเครื่องใช้ไฟฟ้าถือเป็นต้นทุนสำคัญของการทำหอพัก แต่ไม่ควรนำค่าใช้จ่ายทุกอย่างมาบันทึกเป็นรายจ่ายประจำเดือนในลักษณะเดียวกัน เพราะสินทรัพย์บางประเภทสามารถใช้งานได้หลายปี ตัวอย่างรายการที่ควรติดตาม ได้แก่

• ค่าก่อสร้างอาคารหรือค่าปรับปรุงครั้งใหญ่
• ค่าเฟอร์นิเจอร์ เช่น เตียง ตู้เสื้อผ้า และโต๊ะ
• ค่าเครื่องใช้ไฟฟ้า เช่น เครื่องปรับอากาศ ตู้เย็น และเครื่องทำน้ำอุ่น
• ดอกเบี้ยเงินกู้ที่เกี่ยวข้องกับการซื้อหรือสร้างหอพัก โดยพิจารณาตามหลักเกณฑ์ทางบัญชีและภาษีที่ใช้บังคับ

สำหรับสินทรัพย์ที่เข้าเกณฑ์ การคิดค่าเสื่อมราคาจะช่วยทยอยรับรู้ต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน แทนการรับรู้ต้นทุนทั้งหมดในครั้งเดียว เช่น หากซื้อเครื่องปรับอากาศราคา 12,000 บาท และสมมติให้มีอายุการใช้งาน 6 ปี การเฉลี่ยต้นทุนแบบเส้นตรงจะเท่ากับปีละ 2,000 บาท หรือประมาณเดือนละ 167 บาท ก่อนพิจารณามูลค่าคงเหลือและหลักเกณฑ์อื่นที่เกี่ยวข้อง

ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อให้เข้าใจแนวคิดเรื่องค่าเสื่อมราคา ไม่ใช่อัตราที่ใช้หักภาษีได้โดยอัตโนมัติ เพราะการคำนวณทางภาษีต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของทรัพย์สินแต่ละประเภท นอกจากนี้เงินต้นที่ชำระคืนเงินกู้ต้องแยกจากดอกเบี้ย เนื่องจากมีวิธีบันทึกบัญชีแตกต่างกัน

: บริหารค่าเสื่อมหอพักอย่างไร ? พร้อมเทคนิคช่วยลดต้นทุนในระยะยาว

: ค่าเสื่อมหอพัก คิดรวมในค่าเช่าหรือไม่ ? สิ่งที่เจ้าของหอพักควรรู้ก่อนตั้งราคา

: ทำความเข้าใจ "ค่าเสื่อมหอพัก" ฉบับเจ้าของกิจการหอพักอพาร์ทเม้นท์มือใหม่

5. เงินสำรองสำหรับซ่อมแซมและบำรุงรักษา

แม้เงินสำรองจะไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทันที แต่การแยกเงินไว้สำหรับซ่อมแซมก็ช่วยให้เจ้าของหอพักรับมือกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดได้ดีขึ้น โดยเฉพาะอาคารที่มีอายุการใช้งานมานาน ซึ่งอาจต้องซ่อมแซมระบบต่าง ๆ ในวงเงินสูง เช่น ปั๊มน้ำเสีย หลังคารั่ว หรือระบบไฟฟ้าขัดข้อง

เจ้าของหอพักอาจใช้แนวทางกันเงินสำรองประมาณ 5–10% ของรายรับต่อเดือนเป็นจุดเริ่มต้นในการวางแผน แต่สัดส่วนนี้เป็นเพียงคำแนะนำ ไม่ใช่เกณฑ์มาตรฐานที่ใช้ได้กับทุกแห่ง ควรปรับตามอายุอาคาร จำนวนห้องพัก สภาพทรัพย์สิน และประวัติค่าซ่อมแซมที่ผ่านมา และสิ่งสำคัญคือควรแยกเงินสำรองออกจากเงินที่ใช้จ่ายประจำวัน และบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อมีการซ่อมแซมหรือจ่ายเงินเกิดขึ้นจริง เพื่อให้ข้อมูลทางการเงินสะท้อนสถานะของกิจการได้ถูกต้อง

การจัดหมวดหมู่รายจ่ายหอพักให้ชัดเจนจะช่วยให้เจ้าของหอเห็นภาพรวมต้นทุนได้ง่ายขึ้น รู้ว่าค่าใช้จ่ายส่วนใดสูงผิดปกติ และเตรียมเงินสำหรับภาระที่กำลังจะมาถึงได้ทันเวลา อย่างไรก็ตามการบันทึกรายจ่ายทางธุรกิจกับการนำรายจ่ายไปหักภาษีเป็นคนละเรื่องกัน โดยเฉพาะเจ้าของหอพักที่เป็นบุคคลธรรมดา ซึ่งต้องพิจารณาวิธีหักค่าใช้จ่ายที่เลือกใช้ตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรด้วย

 

ตัวอย่างตารางบัญชีหอพักแบบง่าย

ใช้ Excel หรือ Google Sheets ก็สามารถทำตามนี้ได้เลย

ตารางที่ 1 : บัญชีรายวัน/รายเดือน

วันที่	รายการ	หมวด	รายรับ (บาท)	รายจ่าย (บาท)	หลักฐาน
1 พ.ย. 2569	ค่าเช่าห้อง 201	ค่าเช่า	4,500		สลิป
1 พ.ย. 2569	ค่าไฟฟ้อง 201 (90 หน่วย)	ค่าไฟ	720		สลิป
3 พ.ย. 2569	ค่าน้ำประปาทั้งหอ	ค่าน้ำ		1,850	ใบเสร็จ
5 พ.ย. 2569	ซ่อมก๊อกน้ำห้อง 105	ค่าซ่อม		350	บิลร้าน
10 พ.ย. 2569	เงินเดือนแม่บ้าน	เงินเดือน		8,000	โอนเงิน

 

ตารางที่ 2 : ทะเบียนลูกหนี้ (ห้องที่ค้างชำระ)

ห้อง	ผู้เช่า	รายการที่ค้าง	จำนวนเงิน (บาท)	ครบกำหนด	ค้างมา (วัน)	สถานะ
203	คุณเอ	ค่าเช่า พ.ย. 69	4,500	5 พ.ย.	12	ทวงแล้ว 1 ครั้ง
308	คุณบี	ค่าไฟ	640	5 พ.ย.	12	รอโอน

 

ตารางที่ 3 : ทะเบียนเงินประกัน

ห้อง	ผู้เช่า	เงินประกัน (บาท)	วันที่รับ	วันที่คืน	หักค่าเสียหาย (บาท)	คืนสุทธิ (บาท)
201	คุณซี	9,000	1 ม.ค. 69	-	-	-

 

** สิ้นเดือนให้รวมรายรับทั้งหมด ลบด้วยรายจ่ายทั้งหมด ผลลัพธ์คือกำไรสุทธิของเดือนนั้น (ตัวเลขทั้งหมดเป็นข้อมูลสมมติ)

 

วิธีบริหารค่าไฟหอพัก ไม่ให้แบกรับต้นทุนเกินจำเป็น

ค่าไฟเป็นหนึ่งในต้นทุนที่เจ้าของหอพักต้องบริหารจัดการอย่างรอบคอบ เพราะนอกจากค่าไฟฟ้าที่ผู้เช่าใช้ภายในห้องแล้ว ยังมีค่าไฟส่วนกลาง เช่น ไฟทางเดิน ลิฟต์ และปั๊มน้ำ ซึ่งล้วนเป็นค่าใช้จ่ายที่ส่งผลต่อต้นทุนการดำเนินงานของหอพักได้ หากไม่มีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ เจ้าของหออาจไม่ทราบว่ามีค่าใช้จ่ายส่วนใดสูงผิดปกติ

วิธีตรวจสอบส่วนต่างค่าไฟเบื้องต้น

ส่วนต่างค่าไฟฟ้า = รายรับจากค่าไฟที่เก็บจากผู้เช่าทั้งหมด − ค่าไฟฟ้ารวมที่จ่ายให้การไฟฟ้า

หากผลลัพธ์ติดลบ แสดงว่ารายรับจากค่าไฟไม่ครอบคลุมค่าไฟฟ้ารวมที่จ่ายจริง อย่างไรก็ตาม ควรตรวจสอบสาเหตุเพิ่มเติมก่อนสรุปว่าเกิดจากการขาดทุน เช่น

• ค่าไฟส่วนกลางสูง : ตรวจสอบการใช้ไฟฟ้าของไฟทางเดิน ลิฟต์ ปั๊มน้ำ และอุปกรณ์ส่วนกลางอื่น ๆ
• ระบบไฟฟ้าหรือมิเตอร์มีปัญหา : ตรวจสอบความผิดปกติของสายไฟและความแม่นยำของมิเตอร์ย่อย โดยให้ช่างผู้เชี่ยวชาญดำเนินการเมื่อจำเป็น
• ปริมาณไฟฟ้าไม่สอดคล้องกัน : เปรียบเทียบหน่วยไฟฟ้าจากมิเตอร์หลักกับผลรวมของมิเตอร์ย่อย พร้อมตรวจสอบรอบการจดมิเตอร์และการใช้ไฟฟ้าส่วนกลาง
• ห้องว่างยังใช้ไฟฟ้า : ตรวจสอบห้องที่ไม่มีผู้เช่า โดยเฉพาะห้องที่เปิดเครื่องปรับอากาศหรืออุปกรณ์ไฟฟ้าทิ้งไว้

ทั้งนี้เจ้าของหอพักควรตรวจสอบหลักเกณฑ์การเรียกเก็บค่าไฟที่มีผลบังคับใช้กับธุรกิจของตนเอง โดยต้องเรียกเก็บตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ไม่บวกกำไรส่วนต่างเพิ่มเติม และระบุวิธีคำนวณไว้ในสัญญาเช่าให้ชัดเจน การบริหารต้นทุนอย่างเหมาะสมและตรวจสอบการใช้ไฟฟ้าอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและทำให้เจ้าของหอพักมองเห็นปัญหาที่ควรแก้ไขได้อย่างตรงจุด

 

7 ขั้นตอนทำบัญชีหอพักให้ง่ายขึ้น

1. แยกบัญชีธนาคารของหอพักออกจากบัญชีส่วนตัว

ข้อนี้สำคัญที่สุด ถ้าเงินปนกัน ต่อให้จดเก่งแค่ไหนก็ตามตัวเลขไม่ครบ แนะนำให้แยกอย่างน้อย 2 บัญชี คือบัญชีรับ-จ่ายประจำวัน และบัญชีเงินประกัน/เงินสำรอง

2. กำหนดหมวดหมู่รายรับ-รายจ่ายให้ชัด

ใช้หมวดเดิมทุกเดือน ไม่เปลี่ยนชื่อไปมา เพื่อให้เปรียบเทียบย้อนหลังได้

3. จดทุกรายการทันที อย่าสะสม

การนั่งจดย้อนหลังทีเดียวตอนสิ้นเดือนเป็นสาเหตุหลักของบัญชีที่ผิดพลาด ดังนั้นให้จดวันต่อวัน (ใช้เวลาไม่ถึง 5-10 นาทีเอง)

4. เก็บหลักฐานทุกใบ

ใบเสร็จ บิลน้ำไฟ ใบเสร็จค่าซ่อม และสลิปโอนเงิน ถ่ายรูปเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกตามเดือนและปี เช่น "2026-11" เวลาต้องใช้ยื่นภาษีหรือตรวจสอบจะหาได้ทันที

5. ออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จให้ผู้เช่าทุกครั้ง

นอกจากจะช่วยให้ผู้เช่าเชื่อใจ ยังเป็นหลักฐานฝั่งเราด้วย ถ้ามีข้อโต้แย้งเรื่องยอดชำระในภายหลัง

6. ทำทะเบียนลูกหนี้แยกต่างหาก

จดว่าห้องไหนค้างอะไร ครบกำหนดวันไหน ทวงไปกี่ครั้ง จะได้ติดตามเป็นระบบ ไม่ต้องจำเอง และไม่เสียความสัมพันธ์กับผู้เช่าโดยไม่จำเป็น

7. สรุปผลทุกสิ้นเดือน

ดูรายรับรวม รายจ่ายรวม กำไรสุทธิ อัตราการเข้าพัก และยอดค้างชำระ แล้วเทียบกับเดือนก่อน ถ้าเห็นตัวเลขแปลก ๆ จะได้รีบตรวจสอบได้ในทันที

 

เรื่องภาษีที่เจ้าของหอพักควรรู้เบื้องต้น

การทำบัญชีหอพักอย่างเป็นระบบไม่เพียงช่วยให้ตรวจสอบรายรับและรายจ่ายได้ง่ายขึ้น แต่ยังช่วยให้เจ้าของหอพักเตรียมตัวเรื่องภาษีได้อย่างถูกต้อง โดยภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหอพักมีประเด็นสำคัญที่ควรทำความเข้าใจ ดังนี้

1. ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้าง เป็นภาษีที่เจ้าของที่ดินหรือสิ่งปลูกสร้างมีหน้าที่ชำระตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด โดยอัตราภาษีขึ้นอยู่กับมูลค่าทรัพย์สินและประเภทการใช้ประโยชน์ ซึ่งการจัดประเภทหอพักต้องพิจารณาจากลักษณะการใช้ประโยชน์จริง เจ้าของหอพักจึงควรตรวจสอบการประเมินภาษีกับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นที่รับผิดชอบพื้นที่
2. ภาษีเงินได้จากค่าเช่า สำหรับเจ้าของหอพักที่เป็นบุคคลธรรมดา รายได้จากการให้เช่าอสังหาริมทรัพย์จัดเป็นเงินได้พึงประเมินประเภทที่ 5 ตามมาตรา 40(5) แห่งประมวลรัษฎากร โดยสามารถเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาตามอัตราที่กฎหมายกำหนด หรือหักค่าใช้จ่ายตามจริงหากเข้าเงื่อนไขและมีหลักฐานประกอบครบถ้วน การทำบัญชีรายรับและรายจ่ายอย่างสม่ำเสมอจึงช่วยให้คำนวณภาษีได้สะดวกและตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้หากเจ้าของหอพักดำเนินกิจการในรูปแบบนิติบุคคล จะมีหลักเกณฑ์การเสียภาษีที่แตกต่างออกไป
3. ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) การให้เช่าอสังหาริมทรัพย์ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มตามประมวลรัษฎากร อย่างไรก็ตาม หากมีการให้บริการอื่นเพิ่มเติมนอกเหนือจากการเช่า เช่น บริการบางประเภทที่แยกต่างหากจากค่าเช่า อาจมีหน้าที่เสียภาษีมูลค่าเพิ่มหากเข้าเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด เจ้าของหอพักจึงควรพิจารณาลักษณะรายได้แต่ละประเภทให้ชัดเจน และตรวจสอบหลักเกณฑ์กับกรมสรรพากรก่อนดำเนินการ
4. ภาษีโรงเรือนและที่ดิน เป็นภาษีตามกฎหมายเดิมที่ถูกยกเลิกและแทนที่ด้วยภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างตั้งแต่ปี 2563 เป็นต้นมา ดังนั้น หากพบเอกสารเก่าหรือข้อมูลที่ยังกล่าวถึงภาษีโรงเรือนและที่ดิน ควรตรวจสอบว่าเป็นข้อมูลของปีก่อนหรือไม่ เพื่อป้องกันความสับสนในการปฏิบัติตามกฎหมายปัจจุบัน

ทั้งนี้อัตราภาษีและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องอาจแตกต่างกันตามลักษณะการประกอบกิจการและสถานะของผู้เสียภาษี เจ้าของหอพักจึงควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หรือปรึกษานักบัญชีเพื่อให้การจัดทำบัญชีและการยื่นภาษีเป็นไปอย่างถูกต้องและป้องกันปัญหาเรื่องภาษีที่อาจจะตามมาในภายหลัง

: ภาษีหอพัก ต้องเสียอะไรบ้าง ? สรุปครบทุกประเภทที่เจ้าของหอพักต้องรู้

: จดทะเบียน หอพัก VS อพาร์ทเม้นท์ แตกต่างกันอย่างไร ?

: เจ้าของอพาร์ทเม้นท์(หอพัก)ต้องยื่นภาษีแบบไหน? ภ.ง.ด.90 หรือ ภ.ง.ด.94

 

จดบัญชีหอพักด้วยโปรแกรมอะไรดี ?

โปรแกรม	เหมาะกับ	ข้อดี	ข้อควรระวัง
สมุดจดทั่ว ๆ ไป	หอพักขนาดเล็ก 5 – 10 ห้อง	เริ่มง่าย ไม่มีค่าใช้จ่าย	ค้นย้อนหลังยาก สรุปยอดช้า
Excel / Google Sheets	หอพักขนาดเล็กถึงกลาง	ยืดหยุ่น ใช้สูตรคำนวณได้แม่นยำ เป็นระเบียบ	ต้องละเอียด เพราะสามารถพิมพ์หรือใส่สูตรคำนวณผิดได้
โปรแกรมจัดการหอพัก	หอพักขนาดใหญ่ 20 ห้องขึ้นไป	ออกบิลอัตโนมัติ สรุปรายงาน ตามหนี้ได้ สะดวก รวดเร็ว	มีค่าบริการรายเดือน

หากการทำบัญชีเริ่มกินเวลาจนแทบไม่มีเวลาไปดูแลส่วนอื่น ๆ ของหอพัก อาจถึงเวลาลองใช้โปรแกรมจัดการหอพักเข้ามาช่วย โดยเฉพาะฟังก์ชันออกบิลอัตโนมัติ บันทึกมิเตอร์น้ำ–ไฟ และแจ้งเตือนยอดค้างชำระ ซึ่งจะช่วยให้จัดการงานต่าง ๆ ได้สะดวกรวดเร็วขึ้น ลดความผิดพลาด และมีเวลาไปโฟกัสกับการดูแลหอพักได้มากกว่าเดิม

 

ความผิดพลาดที่เจอบ่อยในการทำบัญชีหอพัก

• เอาเงินประกันไปนับเป็นรายได้ ทำให้กำไรดูสูงเกินจริง
• ปนเงินส่วนตัวกับเงินหอ ทำให้ตามตัวเลขไม่ได้
• ไม่จดรายจ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น ค่าหลอดไฟ ค่าไม้กวาด รวมกันแล้วเป็นหลักพันต่อเดือน
• ลืมคิดค่าเสื่อมราคา ทำให้ไม่มีเงินเก็บไว้เปลี่ยนของเมื่อถึงเวลา
• ไม่เก็บใบเสร็จ เอามาใช้หักค่าใช้จ่ายตามจริงตอนยื่นภาษีไม่ได้
• ไม่แยกค่าเช่าออกจากค่าน้ำค่าไฟ ทำให้ไม่รู้ว่าเสียเปรียบตรงไหน
• จดทีเดียวตอนสิ้นเดือน ข้อมูลตกหล่นและผิดพลาดง่าย
• ไม่เทียบตัวเลขย้อนหลัง จึงไม่เห็นแนวโน้มว่ากำไรกำลังลดลงหรือเพิ่มขึ้น

 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบัญชีหอพัก (FAQ)

หอพักเล็ก ๆ ไม่กี่ห้อง จำเป็นต้องทำบัญชีไหม ?

จำเป็น ยิ่งหอเล็ก ยิ่งต้องรู้กำไรแต่ละเดือนให้แน่ชัด เพราะส่วนต่างเล็กน้อยก็กระทบรายได้ได้ง่าย และถ้าต้องยื่นภาษี การมีบัญชีจะช่วยให้เลือกหักค่าใช้จ่ายตามจริงได้

ควรจ้างนักบัญชีไหม ?

ถ้าหอยังไม่ใหญ่ เจ้าของจดเองได้ แต่ควรให้นักบัญชีช่วยตรวจทานตอนสิ้นปีหรือก่อนยื่นภาษี เมื่อหอใหญ่ขึ้นหรือมีหลายอาคาร การจ้างนักบัญชีประจำจะคุ้มกว่า

ต้องเก็บเอกสารบัญชีหอพักนานแค่ไหน ?

ควรเก็บไว้หลายปี ตามที่กฎหมายภาษีและกฎหมายบัญชีกำหนด ระยะเวลาที่แน่ชัดควรสอบถามกรมสรรพากรหรือนักบัญชี แต่การเก็บทั้งไฟล์ดิจิทัลและตัวจริงไว้ให้นานที่สุดจะปลอดภัยที่สุด

ควรตั้งเงินสำรองซ่อมบำรุงเท่าไหร่ ?

โดยทั่วไปประมาณ 5-10% ของรายรับต่อเดือน หอที่เก่ากว่า 10 ปีอาจต้องตั้งสูงกว่านั้น

ใช้ Excel กับโปรแกรมจัดการหอพัก แบบไหนดีกว่า ?

ถ้าหอไม่เกิน 10-15 ห้อง Excel พอใช้ได้ แต่ถ้ามีห้องมากกว่านั้น หรือไม่อยากเสียเวลาจดมิเตอร์และออกบิลเอง โปรแกรมจัดการหอพักจะช่วยลดงานและความผิดพลาดได้มาก

 

และสำหรับเจ้าของหอพักอพาร์ทเม้นท์ท่านใดที่ต้องการลงประกาศปล่อยเช่าห้องว่างและเข้าถึงกลุ่มผู้เช่าได้มากขึ้น คุณก็สามารถมาลงประกาศ(ฟรี)ได้ที่ Renthub เว็บไซต์ค้นหาหอพักอันดับ 1 ของประเทศไทย